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中國中化集團公司统一费用报销系统

发布时间: 2014-06-23 11:53:56  

1.    项目概述
      1.1.    客户简介
      中國中化集團公司(简称中化集团)成立于1950年,现为国务院国有资产监督管理委员会监管的国有重要骨干企业,总部设在北京。中化集团主业分布在能源、农业、化工、地产、金融五大领域,是中国四大国家石油公司之一,最大的农业投入品(化肥、 种子、农药)一体化经营企业。在国务院国资委业绩考核中,中化集团连续九年、连续三个任期均被评为A级。
      1.2.    业务现状
與久其軟件合作前,中化集團日常報銷業務主要以手工紙質管理爲主,包括手工填單、簽字、貼票、報銷、財務入賬等,並在Excel表格中登記費用台賬與費用預算執行情況。隨著中化規模的不斷擴大、報銷業務量不斷增加,紙質單據填寫易出錯,流轉效率低、手工統計費用信息造成管控滯後的弊端日益凸顯。
      1.3.    建设目标
以費用預算爲起點,建立覆蓋全集團各級次、全業務的費用預算與控制體系,建立從費用預算、申請、借款、報銷、支付、查詢預警專題及憑證處理等費用支出的全過程線上管控中心,建立從集團門戶、費用報銷、資金支付、財務核算、郵件、通知服務等完整業務鏈條,做到費用支出業務的規範化、精細化、自動化,減少人工消耗。


2.    项目建设内容

      建设内容包括费用预算管理、费用执行管理、支付管理、凭证处理、基础数据管理、资产管理等,实现日常报销业务从申请、借款、报销、支付到财务入账、查询分析的一体化管理。
 
                                                   中化统一费用报销系统功能模块及业务内容
      2.1.    费用预算管理
      费用预算管理主要为费用控制提供依据,编制内容以费用预算为主。
      预算编制:根据中化对预算管控的需要,分别设计了成本中心、部门、人员、项目、定额等角度的费用预算编制表。
      预算调整:主要是对费用预算科目级的金额调整。
      控制策略:为中化制定了成本中心、部门、项目、定额、资产等五大类共计十余种控制策略,以满足对不同费用科目的控制需求。
      2.2.    费用执行管理
      系统以单据作为费用业务载体,配以审批流程对费用的支出进行监控。费用支出过程中,系统会以费用预算为参考,根据控制策略自动进行控制。
      单据:根据中化的业务特点,将单据分为申请、借款、报销、还款、退款、分摊等类型,每个类型下根据具体业务设计不同单据。
      审批流程:针对每张单据配置了一个审批流程,包括流程节点、各节点参与者策略、流程流转条件等,审批流程中,到某节点系统自动发送待办事项给相关审批人,保证了业务的运行流畅及权责的清晰划分。
      支付管理:集中支付管理,自动汇聚待支付信息,并自动生成各银行的网银支付格式文件,传递给网银进行支付。
      凭证处理:与核算系统集成,自动生成会计凭证,通过接口传递到核算系统中并返回凭证号,并自动更新报销系统凭证状态。
      查询分析:采用预定义查询将查询分析主题规划为审批情况、借款情况、费用执行情况、综合查询、财务查询等共计46个子主题,方便各级领导及员工及时了解费用预算执行情况。
      2.3.    系统集成
作爲中化集團信息化的一部分,目前中化統一費用報銷系統與統一用戶管理、集團Portal、郵件、HER、SAP、天越ERP等六大系統建立了接口,保證信息渠道的完整順暢。


3.    项目收益
        业务集中处理
建設統一費用報銷系統後,爲全集團提供了統一了費用報銷平台,將以前手工分散處理的業務集中信息化管理,提高了業務處理的規範性、透明性、一致性以及數據的准確性。
        全方位的预算控制
以費用預算爲基礎,通過定制多種控制策略,將控制機制引入業務發生過程中,在事前事中實時進行預算額度校驗並作出相應控制,改變以往只有事後記錄的滯後管理方式,用技術手段杜絕費用支出超費用預算的情況。
        固化和落实费用管控制度
借助于系統建設的契機,重新設計單據、優化流程,並將單據、流程、權限、基礎數據等內容進行規範和固化,從系統層面保證了中化費用管理制度的嚴格執行。
 

 
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